面對不確定的外部環境,降本增效是企業繞不開的話題。其中,負責公司固定資產、辦公物資、員工福利、職場裝修、物業服務等場景采購工作的行政采購部,必然會沖在降本增效的“第一線”。

作為小罐茶行政負責人的劉庭選,最近兩年一直也在主導部門采購工作的降本增效,并取得了一定的成果。“面對降本和提效,我們分別采取了不同的策略。降本端我們主要以價格控制和減少浪費為抓手,提效端則更注重供應商管理效率以及在有限預算下保障采購的滿意度。在推進采購工作時我們也非常重視數字化工具的應用,充分借助技術力量來推動公司采購管理的數字化升級。”

降本:借助數字化擇優成交,運用智能貨柜減少物資浪費

商品價格作為采購最核心的成本之一,如何獲取更合理的價格直接決定了采購的成本水平,而更合理的價格源于更充分的尋源和供應商對比。在過去,小罐茶的采購主要采用傳統的招投標模式,供應商主要來自于本地,無論是商品可選范圍、還是比價范圍都十分有限,采購人員也很難在性價比上做進一步的優化。

為此,小罐茶把目光投向了可整合各地資源、實現全國尋源的數字化采購平臺。通過數智化采購平臺,小罐茶的采購人員在接到采購需求后,只需在平臺中輸入關鍵詞,系統就會基于龐大的商品數據庫、豐富的產業鏈資源以及智能算法,綜合評定價格、庫存、時效、商家評級等多維度決策因子進行智能推薦,方便采購人做出最優的決策方案。“早在2016年時,我們就開始使用京東企業購,借助京東的尋源能力幫我們對接來自全國各地的優質供應商,在保障了商品質量的基礎上,讓比價更充分。”

如果說充分比價是“開源”,那減少浪費就是“節流”,在降本過程中同樣非常關鍵。劉庭選表示,“在之前的辦公用品采購中,公司會每月采購固定量的文具、耗材。然而事實上,不同員工在一年中的不同時間段對于辦公用品的消耗量也是不同的,我們采購時往往會為了預防臨時用量增大而多儲備一些存貨量,這會導致冗余和浪費的出現。”

解決這一問題的核心,就在于實現采購量和需求量的精準匹配。為此,小罐茶新引入了智能貨柜。辦公物資會按照最小領用單位存放于柜中,員工有需求時即可登錄工號根據自己的權限進行領取。同時智能貨柜的存儲管理系統可以追蹤物料領用、使用的全過程,并與采購系統進行打通,一旦帶領用數量達到提前設置的安全庫存數量之下,就會自動觸發采購申請,由供應商提前備貨送貨。“這樣實現了員工用多少采多少,有效避免了浪費。”

提效:通過數字化助力人效、員工滿意度雙重提升

在降本之外,如何更好地提效,劉庭選也有著自己的理解。在她看來,提效的“效”字應包含兩層含義,一方面是效率,即實現人員效率、供應商效率的最大化;一方面則是效果,即無論如何做降本,都要以滿意度為前提,畢竟服務好公司業務部門的需求才是采購的本職工作。”

劉庭選也分享了兩個具體的故事。

此前,劉庭選曾負責小罐茶黃山工廠辦公環境軟裝的采購,需要采買各類辦公家具、員工宿舍的床上用品、椅子、家電及后續的安裝服務。在傳統采購模式下,大量的品類選品過程會耗費極多的時間、精力和人力成本,而且具體執行過程中分散的供應商也會讓整個項目的管理工作變得極為復雜。于是,在此次項目中,小罐茶開始嘗試以線上咨詢的方式對部分標準品進行溝通、詢價,大大提升了項目的推進速度。“我同樣也在線下去工廠進行了實地考察、溝通,但是相對而言,線上的效率還是提高了不少。未來,我們也計劃在裝修方面采用更優質的數字化工裝基建解決方案滿足我們對營業及辦公環境的升級需求。”

在員工福利發放中,小罐茶充分利用了員工福利智能管理平臺,最大程度滿足員工實際需求,從而在有限預算下讓員工更滿意。據介紹,之前小罐茶年會會為員工準備出國游產品作為抽獎福利,近兩年受疫情影響,出國游受限,劉庭選也開始尋找年會抽獎的替代品。“借助大型的員工福利智能管理平臺,我們能夠有效獲取最新的員工福利發放趨勢,讓選品更貼合當下的員工實際需求。比如去年我們就嘗試采購了健康類的產品,深受員工們的好評。”劉庭選表示,“2022年,我們行政部定過一個目標,要實現員工滿意度93%以上。通過年末的員工滿意度調查結果顯示,2022年小罐茶員工滿意度達到了95%,達成這樣的一個成果我們是很滿意的。”

“新的一年,小罐茶會持續發力驅動業務拓展及業績的增進。行政采購作為公司后臺運營支持的關鍵角色,我們將繼續借助數字化對行政及采購工作進行提效,全力支持業務部門的需求,并在此基礎上持續深化降本增效的目標。”劉庭選說道。

劉庭選個人也表示,未來會持續關注行業最新的數字化解決方案,例如能夠實現履約交付線上化、施工服務標準化、價格信息透明化、省心服務一體化的京東工裝基建場景解決方案;能夠將傳統的“企業人力資源單向決策,員工被動接受”福利管理模式轉變為“員工自選福利、自定義配送地址”的自由福利模式京東錦禮等,推動更多數智工具應用到日常采購管理工作中。